Casi todas las bodas empiezan igual: una hoja de cálculo con nombres. El problema es que, sin una buena estructura, esa hoja acaba llena de colores sin leyenda, columnas a medias y cuentas hechas a mano. Por eso hemos preparado una plantilla de lista de invitados en Excel, gratis y sin registro, con todo lo que vais a necesitar: confirmaciones, acompañantes, menús, alergias, autobús y mesas, y un resumen que se calcula solo.
En resumen
- La plantilla trae una fila por invitación (persona, pareja o familia) con 18 columnas: de parte de quién, grupo, prioridad, invitación enviada, asistencia, acompañantes, niños, menú, alergias, autobús, mesa y notas.
- Tiene desplegables para no escribir a mano, colores según la respuesta (sí, no, pendiente) y una hoja de resumen automático con personas, niños, menús y autobús.
- Funciona en Excel y Google Sheets (en Drive la podéis editar los dos a la vez).
- Su límite: las respuestas las tenéis que meter vosotros. Si queréis que la rellenen los invitados, usad un formulario de confirmación online.
Qué incluye la plantilla
La hoja Invitados tiene una fila por invitación y estas columnas:
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre y apellidos, teléfono, email | A quién invitáis y cómo localizarle. |
| De parte de (novia, novio, ambos) | Saber cuántos invitados aporta cada uno. |
| Grupo (familia, amigos, trabajo…) | Ordenar la lista y montar las mesas. |
| Prioridad (A o B) | A = imprescindibles; B = si hay sitio o presupuesto. |
| Invitación enviada | Que nadie se quede sin invitación por despiste. |
| ¿Asiste? (sí, no, pendiente) | Se colorea sola: verde, rojo o amarillo. |
| Acompañantes (número y nombres) y niños | El recuento real de personas y los nombres para las mesas. |
| Menú y alergias / intolerancias | La información que os pedirá el catering. |
| Autobús, mesa, regalo y notas | Logística del día y agradecimientos posteriores. |
| Personas que asisten | Se calcula sola: titular + acompañantes si ha dicho que sí. |
La hoja Resumen se actualiza sola: invitaciones enviadas, cuántos han dicho que sí y que no, cuántos no han respondido todavía, total de personas (con acompañantes), niños, adultos, quién usa el autobús, menús, alergias y cuántos invitados vienen de parte de cada uno.
Cómo rellenarla paso a paso
- Haced la lista en bruto. Todos los nombres que se os ocurran, sin filtrar. Ya recortaréis después.
- Marcad la prioridad. A para quien no puede faltar y B para quien depende del espacio o del presupuesto. Así, si el sitio tiene aforo, sabéis por dónde recortar.
- Agrupad por familia, amigos o trabajo e indicad de parte de quién viene cada uno.
- Al enviar las invitaciones, marcad "Invitación enviada" para no dejaros a nadie.
- Según os vayan contestando, rellenad asistencia, acompañantes, menú y alergias. Los pendientes se quedan en amarillo y el resumen os dice cuántos faltan.
- Al final, usad las columnas de mesa y autobús para la logística, y la de regalo para los agradecimientos.
Borrad las tres filas de ejemplo antes de empezar (están en gris).
Trucos para que la lista no se descontrole
- Una fila por invitación, no por persona. Es como enviáis las invitaciones y como responde la gente ("venimos los cuatro"). La plantilla suma los acompañantes por vosotros.
- Usad los desplegables. Si uno escribe "si" y otro "Sí", los totales fallan. Con las listas de opciones no pasa.
- Compartidla en Google Drive en lugar de mandaros versiones por email: así no hay dos listas distintas.
- Poned fecha límite para responder y, una semana antes, filtrad los "pendiente" para mandarles un recordatorio. Aquí explicamos cuándo y cómo pedir la confirmación, con mensajes listos para copiar.
- Las alergias, siempre por escrito. No os fiéis de lo que os digan de palabra en una cena: anotadlo en su columna.
El límite del Excel (y cómo saltároslo)
La plantilla ordena la información, pero no la consigue: las respuestas llegan por WhatsApp, por teléfono o en persona, y alguien tiene que pasarlas a la hoja. Con 150 invitados eso son muchas horas y muchos "¿al final venís?".
La alternativa es que cada invitado responda desde un enlace. Con un formulario de confirmación online, los invitados indican si vienen, con quién, su menú y sus alergias, y todo entra solo en vuestra lista de invitados, con el recuento siempre al día. Os lo contamos en detalle en cómo gestionar la lista de invitados sin Excel.
Y no hay que elegir: con los planes de pago de Mi Boda Fácil podéis exportar las confirmaciones a Excel cuando queráis, para el catering o para vuestras propias cuentas. El plan Gratuito permite recibir hasta 50 confirmaciones.
Preguntas frecuentes
¿Qué columnas debe tener la lista de invitados de una boda?
Como mínimo: nombre, de parte de quién viene, si se ha enviado la invitación, si asiste, cuántos acompañantes trae y sus nombres, menú, alergias e intolerancias y mesa. Si hay autobús, una columna para saber quién lo usará.
¿La plantilla funciona en Google Sheets?
Sí. Subid el archivo a Google Drive y abridlo con Google Sheets: se mantienen los desplegables, los colores y los totales. Así podéis editarla los dos a la vez.
¿Es mejor una fila por persona o por invitación?
Por invitación (una persona, una pareja o una familia), con el número y los nombres de los acompañantes. Evita duplicados y la plantilla calcula sola el total de personas.
¿Cuándo conviene dejar el Excel?
Cuando pasáis más tiempo persiguiendo respuestas y copiando datos que organizando. Con un formulario online la lista se rellena sola y, si queréis, después la exportáis a Excel.