Antes de visitar fincas o pedir presupuestos a fotógrafos conviene tener claras dos cifras: cuánto queréis gastar en total y cuántos invitados vais a tener. A partir de ahí todo es repartir, comparar y apuntar pagos, y eso en un papel o en notas del móvil se descontrola enseguida. Por eso hemos preparado una plantilla de presupuesto de boda en Excel, gratis y sin registro, con las partidas ya escritas, el coste por invitado, un calendario de señales y pagos y un resumen que se calcula solo.
Ya se está descargando. Lo que más mueve el presupuesto es el número de invitados. Con Mi Boda Fácil vuestros invitados confirman desde un enlace y sabéis cuántas personas vienen de verdad, acompañantes incluidos.
En resumen
- La plantilla tiene tres hojas: Presupuesto (35 partidas ya escritas en 12 categorías), Pagos (señales y plazos con su fecha) y Resumen (cifras por categoría).
- Escribís el presupuesto total y el número de invitados; lo que se paga por persona, como el menú, se recalcula solo cuando cambia el número.
- Compara lo presupuestado con el coste real (en rojo si os pasáis, en verde si ahorráis) y avisa de los pagos atrasados y de lo que toca pagar en los próximos 30 días.
- Funciona en Excel y Google Sheets (en Drive la podéis editar los dos a la vez).
Qué incluye la plantilla
La hoja Presupuesto tiene arriba dos celdas para el presupuesto total y el número de invitados, y debajo una fila por partida con estas columnas:
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Categoría y partida | Banquete, ceremonia, fotografía, vestido y traje, música, flores, invitaciones, anillos, transporte, detalles, imprevistos y viaje de novios. Podéis borrar partidas y añadir las vuestras. |
| Proveedor | Con quién lo habéis contratado o a quién estáis pidiendo presupuesto. |
| Precio por invitado | Para lo que se paga por persona (menú, barra libre, detalles): se multiplica solo por el número de invitados. |
| Importe fijo | Lo que no depende de los invitados: la finca, el fotógrafo, el vestido… |
| Presupuestado | Se calcula solo: precio por invitado × invitados + importe fijo. |
| Coste real | Lo que pone el presupuesto firmado o la factura. |
| Pagado y pendiente | Lo pagado sale de la hoja Pagos; lo pendiente se calcula solo. |
| Desviación | Coste real menos lo presupuestado: en rojo si os pasáis y en verde si ahorráis. |
En la hoja Pagos apuntáis cada pago (la señal, el segundo plazo, el resto) con su fecha, su partida y si ya está pagado. Los atrasados se ponen en rojo y arriba tenéis lo apuntado, lo pagado, lo que falta, lo atrasado y lo que toca pagar en los próximos 30 días.
La hoja Resumen se actualiza sola: por categoría, lo que os tocaría según el reparto orientativo, lo presupuestado, el coste real, lo pagado, lo pendiente, la desviación y el porcentaje de cada una; y, arriba, cuánto os queda sin asignar y el coste por invitado.
Cómo repartir el presupuesto (orientativo)
No hay un reparto correcto: depende de lo que más os importe. Si la fotografía es lo que queréis conservar toda la vida, le daréis más; si la fiesta es lo importante, la música. Como punto de partida, la hoja Resumen trae este reparto orientativo, que podéis cambiar a vuestro gusto:
| Categoría | Reparto orientativo |
|---|---|
| Banquete y lugar | 45 % |
| Fotografía y vídeo | 10 % |
| Vestido, traje y belleza | 10 % |
| Imprevistos | 8 % |
| Flores y decoración | 7 % |
| Música y animación | 5 % |
| Anillos | 4 % |
| Transporte y alojamiento | 4 % |
| Detalles y regalos | 3 % |
| Ceremonia | 2 % |
| Invitaciones y papelería | 2 % |
El viaje de novios va aparte del 100 %. Lo útil del reparto es que, al escribir vuestro presupuesto total, la plantilla os dice en euros cuánto toca a cada categoría antes de pedir presupuestos. Si subís una, bajad otra para que el total siga sumando 100 %.
Cómo rellenarla paso a paso
- Poned una cifra total. Lo máximo que queréis gastar, contando lo que tenéis ahorrado y lo que os vayan a ayudar. Es la celda de arriba de la hoja Presupuesto.
- Calculad los invitados. Al principio será una estimación; actualizadla cuando tengáis la lista hecha. Si aún no la tenéis, empezad con nuestra plantilla de lista de invitados.
- Repasad las partidas. Borrad lo que no vayáis a tener y añadid lo que falte en una fila vacía, eligiendo su categoría en el desplegable.
- Al pedir presupuestos, escribid el precio por invitado o el importe fijo que os den y comparadlo con lo que os toca según el Resumen.
- Al firmar con cada proveedor, apuntad el coste real y, en la hoja Pagos, la señal y los plazos con sus fechas.
- Cada vez que paguéis, marcad "Sí" en la hoja Pagos. Lo pagado y lo pendiente se actualizan solos.
Las columnas con fondo gris se calculan solas: no escribáis en ellas.
Trucos para no pasaros del presupuesto
- Dejad un margen para imprevistos. Siempre aparece algo: un arreglo más del vestido, una prueba de menú, un detalle de última hora. La plantilla trae esa partida.
- Preguntad si el precio lleva IVA. Un menú "más IVA" cambia bastante la cuenta final. Apuntad siempre el precio con todo incluido.
- Mirad lo que va por invitado. Cada invitado de más suma su menú, su parte de barra libre y su detalle. Cambiad el número de invitados en la plantilla y veréis al momento cuánto cambia el total.
- Apuntad las señales y las fechas de pago. Es habitual pagar una señal al reservar y el resto más adelante; con la hoja Pagos no se os pasa ninguna fecha.
- Compartidla en Google Drive en lugar de mandaros versiones por email: así los dos veis las mismas cifras.
El número que más mueve el presupuesto: los invitados
El número de invitados empieza siendo una estimación y no se sabe de verdad hasta que la gente confirma. Y se nota en la cuenta: con un menú de 90 € por persona, por ejemplo, diez invitados más son 900 € más solo en el banquete, sin contar la barra libre ni los detalles.
Por eso conviene saber cuanto antes quién viene. Con un formulario de confirmación online, vuestros invitados responden desde un enlace si vienen y con quién, y tenéis el recuento de personas siempre al día en vuestra lista de invitados. Con esa cifra actualizáis la celda de invitados y la plantilla recalcula el presupuesto.
En Mi Boda Fácil, el plan Gratuito permite recibir hasta 50 confirmaciones. Los planes de pago (pago único de 29 € o 49 €) no tienen límite, os dejan añadir preguntas como el menú o las alergias y exportar las respuestas a Excel. Os lo contamos en cómo gestionar la lista de invitados sin Excel.
Preguntas frecuentes
¿Qué partidas debe tener el presupuesto de una boda?
Banquete y lugar, ceremonia, fotografía y vídeo, vestido y traje (con peluquería y maquillaje), música, flores y decoración, invitaciones, anillos, transporte y alojamiento, detalles para los invitados y un margen para imprevistos. El viaje de novios, si sale del mismo dinero, también.
¿Cómo se reparte el presupuesto de una boda?
Según lo que más os importe. El banquete suele ser la partida más grande porque se paga por invitado. La plantilla trae un reparto orientativo que podéis cambiar y lo convierte en euros con vuestro presupuesto total.
¿La plantilla funciona en Google Sheets?
Sí. Subid el archivo a Google Drive y abridlo con Google Sheets: se mantienen los desplegables, los colores y los totales. Así podéis editarla los dos a la vez.
¿Cómo se calcula el coste por invitado?
Dividiendo lo presupuestado entre el número de invitados. La hoja Resumen lo calcula sola, y las partidas que se pagan por persona se multiplican solas por el número de invitados.
