Organizar una boda es, sobre todo, no olvidarse de nada: reservar a tiempo, pedir presupuestos, elegir el menú, perseguir confirmaciones… Y casi todas esas fechas dependen de un solo dato: el día de la boda. Por eso hemos preparado un checklist de boda en Excel, gratis y sin registro, con 61 tareas ordenadas mes a mes. Escribís la fecha de la boda y cada tarea calcula su fecha límite. Lo que se os pase sin hacer se pone en rojo.
Ya se está descargando. Algunas tareas de la lista os las podéis ahorrar: con una web de boda gratis, los invitados confirman desde un enlace y el recuento se hace solo, sin ir apuntando respuestas de WhatsApp.
En resumen
- 61 tareas repartidas en 12 plazos, de «12 meses antes» a «después de la boda»: lugar, proveedores, trámites, invitaciones, confirmaciones, mesas, pruebas y el propio día.
- Escribís la fecha de la boda y cada tarea calcula su fecha límite. Las que se pasan sin hacer se ponen en rojo.
- Cada tarea tiene responsable, estado (pendiente, en marcha, hecho o no aplica), proveedor y notas. La hoja Resumen os dice qué porcentaje lleváis y qué toca en los próximos 30 días.
- Funciona en Excel y Google Sheets, y tiene filas libres para añadir vuestras propias tareas.
Qué incluye la plantilla
La hoja Tareas tiene arriba la fecha de la boda (en la celda amarilla) y debajo una fila por tarea, con estas columnas:
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Plazo (de 12 meses antes a después de la boda) | Cuándo toca. En las tareas que añadáis, lo elegís en un desplegable. |
| Tarea | Qué hay que hacer. Podéis cambiar el texto, borrar las que no os sirvan o añadir las vuestras. |
| Responsable (novia, novio, ambos, familia…) | Quién se encarga, para que nada se haga dos veces ni se quede sin hacer. |
| Fecha límite | Se calcula sola con la fecha de la boda y el plazo. |
| Estado (pendiente, en marcha, hecho, no aplica) | Se colorea solo. «No aplica» saca la tarea de las cuentas: por ejemplo, las de la parroquia si la boda es civil. |
| Proveedor o contacto y notas | Teléfonos, presupuestos y lo que quedó hablado. |
La hoja Resumen cuenta las tareas hechas y en marcha, el porcentaje total, las vencidas sin hacer y las que tocan en los próximos 30 días. Debajo veréis el avance y la fecha de cada plazo. Ahí también podéis cambiar la antelación de cada plazo (por ejemplo, que «12 meses antes» sean 14): las fechas de la hoja de tareas se recalculan solas.
El calendario de la boda, mes a mes
Este es el checklist resumido. Tomadlo como una guía: cada boda tiene sus tiempos, y los propios proveedores os dirán con cuánta antelación necesitan la reserva.
12 meses antes: lo que condiciona todo lo demás
- Tipo de boda (civil o religiosa), presupuesto orientativo y un primer recuento de invitados.
- La fecha, con una o dos alternativas, y el lugar del banquete y el de la ceremonia: es lo primero que se agota.
- Informaros en el registro civil, el juzgado o la parroquia de los trámites que necesitáis y de sus plazos. Cambian según el caso y el sitio, así que mejor preguntar pronto.
9 meses antes: los proveedores principales
- Fotógrafo y vídeo, catering (si el lugar no lo incluye) y música para la ceremonia, el cóctel y la fiesta.
- Empezar a buscar el vestido y el traje: si son a medida, llevan meses y varias pruebas.
- Padrinos y testigos.
- La web de la boda con la fecha, el lugar y cómo llegar, y un «reservad la fecha» para quien venga de lejos.
6 y 4 meses antes: los detalles
- A los 6 meses: los trámites del matrimonio, alojamiento para los invitados de fuera, transporte, invitaciones, flores y decoración, el viaje de novios (revisad la documentación que pide el destino) y la lista de bodas.
- A los 4 meses: prueba de menú (con opción infantil y para alergias), pruebas del vestido y del traje, peluquería y maquillaje, alianzas, el programa del día con sus horarios y los detalles para los invitados.
3 y 2 meses antes: las invitaciones
- Enviar las invitaciones con el enlace para confirmar y una fecha límite para responder, entre tres y cinco semanas antes de la boda. Aquí explicamos cómo pedir la confirmación de asistencia, con mensajes listos para copiar.
- Confirmar fechas y horarios con los proveedores y preparar la ceremonia: lecturas, votos y quién interviene.
- A los 2 meses: canciones, minutas y papelería, zapatos y complementos, y la documentación que os quede por entregar.
El último mes: el número final
- Una semana antes de la fecha límite, un recordatorio a quien no ha contestado.
- En la fecha límite, cerrar las confirmaciones y hacer el recuento. Con la lista cerrada, organizar las mesas.
- Prueba final del vestido y del traje, transporte confirmado, pagos pendientes y el discurso.
- Dos semanas antes: el número final al catering con menús y alergias, el programa del día a los proveedores y, al fotógrafo, la lista de fotos que no pueden faltar.
La última semana, el día y después
- La última semana: confirmar con el lugar el número final y las mesas, preparar los sobres con los pagos, recoger el vestido y el traje, hacer la maleta y montar un kit de emergencia.
- El día: dar las alianzas y la documentación a quien las lleve, comer algo y disfrutar.
- Después: dar las gracias, reunir las fotos de los invitados (aquí contamos cómo), valorar a los proveedores y hacer los trámites que os indiquen en el registro.
Cómo usar el checklist
- Escribid la fecha de la boda en la celda amarilla de la hoja Tareas. Si aún no la tenéis cerrada, poned una aproximada y cambiadla cuando la sepáis: todo se recalcula.
- Repasad la lista. Marcad «No aplica» lo que no vaya con vuestra boda y cambiad o añadid tareas. En una tarea nueva, elegid el plazo en el desplegable y la fecha límite sale sola.
- Repartid responsables. Una tarea sin responsable es una tarea que no hace nadie.
- Actualizad el estado según avancéis y, una vez por semana, mirad el Resumen: las vencidas y las de los próximos 30 días.
- Compartidlo en Google Drive para que los dos (y quien os ayude) trabajéis sobre la misma lista.
Si os quedan menos de un año
Muchas bodas se organizan en menos tiempo y salen igual de bien. Al poner la fecha, las tareas de los primeros plazos os saldrán en rojo: no es para agobiarse, es vuestra lista de prioridades. Empezad por lo que depende de la disponibilidad de otros (lugar, catering, fotógrafo, música) y dejad para después lo que solo depende de vosotros. Si preferís repartir las fechas en el tiempo que tenéis, cambiad la antelación de cada plazo en la hoja Resumen.
Las tareas que podéis quitaros de encima
Algunas tareas del checklist consisten en dar la misma información muchas veces (dónde es, a qué hora, cómo llegar) o en recoger respuestas una a una. Ahí una web de boda os ahorra trabajo:
- La fecha, el lugar, el programa del día y cómo llegar, en un enlace que mandáis por WhatsApp con la invitación.
- Los invitados confirman su asistencia desde ese enlace y lo tenéis todo contado. Si ponéis fecha límite, la web la muestra y deja de admitir respuestas cuando pasa.
- En el plan Gratuito, los invitados confirman si vienen y con cuántos acompañantes, hasta 50 confirmaciones. Con los planes de pago (29 € o 49 €, pago único) podéis preguntar también menú, alergias o autobús, exportar las respuestas a Excel y organizar las mesas con los invitados que han confirmado.
Si todavía lleváis la lista de invitados a mano, también tenemos una plantilla de lista de invitados en Excel con confirmaciones, menús, alergias y totales automáticos.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación hay que empezar a preparar una boda?
Con un año hay margen para casi todo, por eso el checklist empieza 12 meses antes: el lugar y algunos proveedores se reservan con mucha antelación. Con menos tiempo también se puede; empezad por la fecha, el lugar y los proveedores.
¿Qué es lo primero que hay que hacer al organizar una boda?
Decidir el tipo de boda, un presupuesto orientativo y un número aproximado de invitados. Con eso ya podéis buscar fecha y lugar, que es lo que condiciona todo lo demás.
¿Cuándo se envían las invitaciones de boda?
Lo habitual es enviarlas dos o tres meses antes y pedir la confirmación entre tres y cinco semanas antes de la boda. Así queda tiempo para el recordatorio y para dar el número final al catering.
¿El checklist funciona en Google Sheets?
Sí. Subid el archivo a Google Drive y abridlo con Google Sheets: se mantienen los desplegables, los colores y las fechas límite. Así podéis usar la misma lista los dos a la vez.
