Sentar a los invitados es una de esas tareas que parecen sencillas hasta que se empieza: la tía que no puede estar cerca del altavoz, los amigos que no se conocen entre sí, los niños, la mesa que se ha quedado con once personas para diez sillas… Para que no acabe en un plano lleno de tachones, hemos preparado una plantilla de distribución de mesas en Excel, gratis y sin registro. Cada mesa os dice sola cuántas personas tiene y cuántas plazas le quedan, y una hoja aparte prepara el resumen que os pedirá el catering.
Ya se está descargando. Para sentar a los invitados, primero hay que saber quién viene. Con Mi Boda Fácil confirman desde un enlace y, en los planes Estándar y Plus, los colocáis en las mesas arrastrándolos.
En resumen
- La plantilla tiene cuatro hojas: Mesas (nombre, forma y plazas), Invitados (una fila por grupo que se sienta junto, con su mesa en un desplegable), Resumen y Para el catering.
- Cada mesa calcula sola las personas sentadas y las plazas libres, y se pone en verde cuando está completa y en rojo si os habéis pasado.
- La hoja Para el catering cuenta adultos, niños, menús y alergias de cada mesa, lista para imprimir o guardar en PDF.
- Funciona en Excel y Google Sheets. Su límite: no sabe quién viene. Eso sale de las confirmaciones de asistencia.
Qué incluye la plantilla
| Hoja | Qué tiene |
|---|---|
| Mesas | Una fila por mesa: nombre o número, forma (redonda, imperial, rectangular…), plazas y dónde está. Calcula las personas sentadas, las plazas libres y el estado: vacía, con sitio, completa o pasada. |
| Invitados | Una fila por grupo que se sienta junto: de parte de quién, grupo, adultos, niños, mesa (desplegable), cuántos menús de cada tipo, alergias y notas como «no sentar junto a…». Avisa si una mesa no existe o si hay más menús que personas. |
| Resumen | Mesas y plazas totales, personas con y sin mesa, plazas libres, mesas pasadas, menús de toda la boda y grupos con alergias. |
| Para el catering | Una fila por mesa con personas, adultos, niños, cada menú, personas sin menú indicado y grupos con alergias. Con totales y preparada para imprimir. |
Los invitados sin mesa se marcan en amarillo en la hoja Invitados, y si dos mesas tienen el mismo nombre se ponen en rojo, para que nadie cuente dos veces.
Cómo rellenarla paso a paso
- Pedid el plano del salón. Preguntad cuántas mesas caben, de qué forma y cuántas personas entran en cada una con comodidad. Con eso rellenáis la hoja Mesas.
- Pasad a la hoja Invitados a quienes han dicho que sí. Una fila por grupo que se va a sentar junto (una persona, una pareja o una familia) con sus adultos y niños. Si tenéis la lista en nuestra plantilla de lista de invitados, podéis copiar los nombres.
- Empezad por las mesas fáciles: la presidencial y las de familia. Después, los grupos de amigos y de trabajo. Elegid la mesa de cada fila en el desplegable.
- Mirad la columna Estado de la hoja Mesas: en rojo, os habéis pasado de plazas; en amarillo, aún queda sitio; en verde, completa.
- Apuntad menús y alergias en cada fila (cuántos de carne, pescado, vegetariano, vegano o infantil) y las notas que deba saber el catering, como una trona o una silla de ruedas.
- Imprimid la hoja Para el catering o guardadla en PDF y mandádsela junto con la hoja Invitados filtrada por mesa.
Borrad las filas de ejemplo antes de empezar (están en gris), primero en Invitados y después en Mesas.
Cómo organizar las mesas de una boda
No hay una única forma correcta, pero estos criterios evitan casi todos los problemas:
- Decidid primero la mesa presidencial. Puede ser solo para vosotros dos, con padres y padrinos, o con vuestro grupo más cercano. Cuanto más pequeña, menos compromisos; si la dejáis solo para vosotros, sentad a los padres en mesas cercanas.
- Familias cerca, amigos por afinidad. Las mesas de familia van más cerca de la presidencial. Los amigos, por grupos que ya se conocen: el instituto, la universidad, el trabajo, el pueblo.
- Nadie solo en una mesa de desconocidos. Si alguien no conoce a nadie, sentadle con quien tenga algo en común (la misma ciudad, la misma afición, la misma edad) y avisad a alguien de la mesa.
- Los niños, según la edad. Los pequeños, con sus padres. Si hay varios algo mayores, una mesa infantil funciona bien, mejor a la vista de los padres y, si contratáis monitores, cerca de ellos.
- Separad lo que conviene separar. Ex parejas, familiares que no se hablan o grupos que chocan: en mesas distintas y, si puede ser, sin estar frente a frente. Apuntadlo en la columna Notas («no sentar junto a…») para no olvidarlo al mover a alguien.
- Pensad en las personas mayores. Lejos de los altavoces y de la pista, y cerca de la salida y de los baños.
- Redondas o imperiales. Las redondas facilitan la conversación en grupo y suelen ser de 8 a 12 personas según su diámetro; las imperiales (mesas largas) dan aire de banquete y ayudan a mezclar grupos. En cualquier caso, confirmad con el sitio cuántas personas caben de verdad.
- Dejad algún hueco. Siempre hay cambios de última hora: alguien que al final viene con pareja o un niño que no estaba previsto.
Cuándo hacer la distribución
Cuando tengáis casi todas las respuestas, normalmente después de la fecha límite para confirmar. Antes podéis preparar un borrador por grupos, pero no lo cerréis: cada «al final no podemos» os obliga a rehacer una mesa. El catering os dirá para qué fecha necesita la distribución definitiva; preguntádselo pronto y poned la fecha límite de las invitaciones con margen. Aquí explicamos con cuánta antelación pedir la confirmación.
El límite del Excel (y cómo saltároslo)
La plantilla reparte a los invitados, pero no sabe quién viene: esa información llega por WhatsApp, por teléfono o en persona, y hay que pasarla a mano antes de sentar a nadie. Y cada cambio de última hora os obliga a revisar todas las mesas.
Con Mi Boda Fácil, los invitados confirman desde un enlace si vienen y con quién, y la lista de invitados se rellena sola. El plan Gratuito permite recibir hasta 50 confirmaciones. En los planes Estándar (29 €) y Plus (49 €), de pago único, tenéis además:
- Un editor de mesas: creáis las mesas (redondas, rectangulares o imperiales, con sus plazas) y quienes han dicho que sí o quizás aparecen en una lista, con sus acompañantes ya contados, para arrastrarlos a cada mesa.
- Plazas siempre a la vista: cada mesa muestra cuántas personas tiene y cuántas caben, y avisa si os pasáis.
- Invitados añadidos a mano: si alguien no ha confirmado por la web, lo añadís en su mesa con una nota.
- Más preguntas en el formulario, como el menú o las alergias, y la exportación de las confirmaciones a Excel para el catering.
Podéis ver qué incluye cada uno en la comparativa de planes.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas personas se sientan en cada mesa de una boda?
Depende del tamaño de la mesa y del salón. Las redondas de banquete suelen ser de 8 a 12 personas según su diámetro, y las imperiales se alargan según lo que necesitéis. Preguntad al sitio cuántas caben con comodidad y apuntadlo en la columna Plazas.
¿Cuándo hay que hacer la distribución de mesas de la boda?
Cuando tengáis casi todas las confirmaciones, normalmente después de la fecha límite para responder. Antes podéis hacer un borrador por grupos. El catering os dirá para qué fecha necesita la definitiva.
¿La plantilla de mesas funciona en Google Sheets?
Sí. Subid el archivo a Google Drive y abridlo con Google Sheets: se mantienen los desplegables, los avisos de color y los totales. Así podéis repartir las mesas los dos a la vez.
¿Qué necesita el catering de la distribución de mesas?
Cuántas personas hay en cada mesa, cuántos adultos y niños, qué menú lleva cada uno y quién tiene alergias o intolerancias. La hoja Para el catering lo resume mesa por mesa; el detalle de las alergias, con nombre, está en la hoja Invitados.
